Ascom Fundepes
A Fundação Universitária de Desenvolvimento de Extensão e Pesquisa (Fundepes) celebra mais um avanço no processo de recuperação e modernização do seu arquivo. Com 40 anos de atuação como fundação de apoio à Universidade Federal de Alagoas e, mais recentemente, ao Instituto Federal de Alagoas, com mais de mil projetos geridos, a Fundepes acumulou milhares de documentos.
Em 2018, a diretoria da fundação deu início ao processo de gestão eletrônica de documentos (GDE), coordenado pela professora Rosaline Mota, com bolsistas do curso de biblioteconomia.
Nesta segunda-feira (3), a equipe apresentou os primeiros resultados do trabalho, iniciado com análise da tipografia e o mapeamento dos processos. Ainda nesta fase inicial, os bolsistas realizam a separação dos documentos por área para posterior análise.
Na próxima fase, será formada uma comissão com integrantes das unidades gerenciais da Fundepes para ajudar na análise da documentação, avaliação das condições da documentação e temporalidade, além de estabelecimento de metas em 2019. Os designados para compor a comissão serão publicitados por meio do Diário Oficial da União.
A equipe ainda apresentou à diretoria da Fundepes e aos seus gerentes o trabalho realizado na Fapeal nos últimos quatro anos e que recuperou todo o arquivo da instituição. O mesmo trabalho está sendo desenvolvido no Hospital Universitário.
A retomada do arquivo permitirá a catalogação e organização definitiva de toda documentação relativos a projetos gerenciados pela Fundepes, que no futuro devem ser digitalizados em sua integralidade, como forma de agilizar processos, dar mais segurança e reduzir a utilização de papel.